VERGİ İNCELEMESİNDE MÜKELLEF OLARAK YAPILACAK HAZIRLIKLAR
Bir sabah uyandınız, iş yerinize geldiniz. İçinizde piyasanın hali hazırdaki zorluklarının verdiği bir sıkıntı var. Bu durumu aşmak için hem daha çok hem de daha dikkatli çalışmak zorunda olduğunuzu biliyorsunuz. Fakat o da ne! Maliye’den bir telefon devlet ortağınız size müfettişini gönderip doğru vergi ödeyip ödemediğinizi öğrenmek istiyor. Yani vergi incelemesine alındınız.
Bir taraftan piyasanın zorlukları ile uğraşırken diğer taraftan vergi incelemesine alınmak sürpriz bir şekilde karşınıza çıkmıştır.
Peki bu durumda ne olacak, herhangi bir hazırlık yapılacak mıdır? Bu yazımızın konusu, bu durumda mükellefçe yapılması gereken hazırlıklara değinmek olacaktır.
Mükellefler, kendilerine yazılı veya sözlü olarak nezdinde incelemeye başlanacağı bilgisini aldığında, incelemenin başlangıcından bitimine kadar bir plan yapılmalıdır.
Rastgele ve dağınık olarak gönderilen defter ve belgelerle verilen bilgiler daha sonra mükellefi zor durumda bırakabilir.
İnceleme Öncesi Alınacak Tedbirler
Maalesef bu bölümde ele aldığımız aşamalar birçok vergi incelemesinde mükellefçe dikkate alınmıyor. Yaptığımız müşavirliklerde müfettişten önce incelemeyi biz yapıyoruz. Şirketin fotoğrafını ilk olarak çekiyoruz. Ve bu halde inceleme süresince çok büyük kolaylık yaşıyoruz. İnceleme sürecinde sürpriz ile karşılaşmıyoruz.
Ama bazen de başlamış işler sonradan bize geldiğinde bu aşama geçilmiş oluyor ve bölük pörçük bilgilerle yine en iyi şekilde çalışmaya çalışıyoruz. Hatta çok kötü hale dönüştürülmüş mükellef – müfettiş ilişkisini düzeltmek bazen inceleme için uğraşı vermekten daha zor oluyor.
Sorunların Tespiti
Esas olarak inceleme elemanının inceleyeceğini bildirdiği yılın defter ve belgelerini almak üzere zaman aşımı süresinde yer alan yıllarla ilgili farkında olduğumuz veya olmadığımız riskler tespit edilir. Bu işlemler müfettişin defter ve belgeleri ibraz için verdiği 15 günlük süre etkin şekilde kullanılarak yapılır.
Sorunların Analizi
Tespit ettiğimiz hususların tek tek ele alınması ve bu hususların şirketin oluşturacağı ekip tarafından enine boyuna değerlendirilmelidir. Unutulmamalıdır ki özellikle tam incelemelerde birçok husus gündeme gelecektir.
İnceleme Öncesi Tehditlerin Belirlenmesi
Analiz yapıldıktan sonra müfettişçe sorgulanacak bazı hususların cevabı bulunacağı gibi bazı hususlarla ilgili sıkıntılar çekilebileceği görülecektir. Bu aşamada inceleme esnasında şirket açısından tehdit oluşturan hususlar belirlenir.
Savunma Dayanakları ve Belgelerin Hazırlanması
İnceleme esnasında müfettişçe sorgulanacak hususlara ilişkin, bunları kayıtlara dahil etmedeki nedenleri ve niçinleri bilgi ve belge olarak hazırlamalıyız.
Bu hazırlık müfettişin inceleme aşamasında konuya ilişkin sorduğu soruya doğruca cevap vermek açısından önem arz etmektedir. Aksi takdirde herhangi bir cevapsızlık durumu, bu hususun atlandığı ve dolayısıyla yanlış yapıldığı sonucunu doğurabilecektir.
Alarm Düğmesine Basıldı mı?
Vergi incelemesine alınma, başlangıç itibariyle çok önem verilmesi gereken bir husustur. Mutad şirket faaliyeti arasına sıkıştırılabilecek bir olay değildir.
Gerek konular itibariyle gerekse müfettiş nezdinde gerekli hassasiyet gösterilmelidir.
Süreç Sorumluları Kimlerdir?
İnceleme esasen uzun ve zahmetli bir süreç olacağı için, mali müşavir, muhasebe çalışanları ve mükellef ile şirket avukatlarının yer aldığı bir toplantı ile incelemenin hangi aşamasından kimin sorumlu olacağı, belgelerin ve bilgilerin hangilerini kimlerin vereceği tespit edilmelidir.
Birbirinden bağımsız ve kopuk ifadeler bazen açıklanabilecek bir hususu açmaza götürebilir.
Sorumluların tespit edilmiş olmasına rağmen kendisini göstermek amacı ile kontrolsüz şekilde öne çıkmak isteyenleri, mükellefin kontrol etmesi ve planın dışına çıkılmasını önlemesi gerekir.
İnceleme Başladığında
İnceleme Elemanının İstediği Belgeler
İnceleme elemanı şirketle temas kurduğunda, incelemeleri çoğunlukla dairede yapacağı için, gerekli olan defter ve belgeleri daireye ister.
Mükellef bu defter ve belgeleri hemen hazır eder. İlgili mali müşaviri bir müfettiş gibi bu defter ve belgeler üzerinde ön inceleme yapmalıdır. Ayrıca bu defter ve belgelerde eksikliklerin olmaması gerekir. Hazırlanan defter ve belgelerin tamamı için bir tutanak hazırlanır. Bunlar daireye götürülüp ilgili müfettişe tutanak imzası ile teslim edilir.
Bazen mükellefin özellikle belgeleri çok büyük hacimli olabilir. O takdirde bu husus müfettişe iletilmelidir. Müfettiş gerekli gördüğü takdirde defterleri veya belgeleri kısım kısım daireye isteyebilir.
İnceleme Elemanının Sorduğu Sorular
İncelemeye başlamadan önce belli bilgilere haiz olan inceleme elemanı, sizinle ilk temasta belli bazı sorular sorabilir. Daha ziyade özel yani sizi ilgilendiren bu sorulara cevap verirken de mümkün mertebe genel cevaplar verilmelidir. Bu ilk görüşme sizin incelemeye neden alındığınızla ilgili bilgi sahibi olacağınız bir görüşmedir. Çoğunlukla sorulan sorular ve verilen cevaplarla ilgili bir tutanak düzenlenmez. Ancak ben her zaman ilk temasta sorulacak sorularla ilgili verilen cevapları bir tutanağa alır ve onu imzalatır, çekmeceme koyardım.
Mükellefin ilk şaşkınlıkla verdiği cevapların bir kısmı daha sonra kendisini zor duruma düşürecektir.
Elbette bu soruları sorabilmek için önceden konuya iyi hazırlanmak gerekir.
İnceleme Elemanının İstediği Çalışmalar
Özellikle imalat işletmelerinde üretim ve randıman hesapları yapılırken müfettiş, şirket çalışanlarından yardım ve destek isteyebilir. Önceleri envanter çalışmalarında müfettişe yardım eden muavin yoksa, bu noktada mükellefin yardımcı elemanlar tahsis etmesi gerekebilir.
Gerçi artık bilgisayar programları ile bu tarz elle yapılan ve zaman alan döküm çalışmalarına gerek kalmamıştır.
Ancak esasen denetim elemanının işletmeden istediği çalışmaların belirlenen uygun sürede kendisine ulaştırılması gerekir.
İnceleme elemanının da süre tayininde istenen bilgiler için harcanacak zamanın yanı sıra işletmenin devam eden rutin işlerinin de var olduğunun farkında olarak bu zamanı yeterli olarak vermesi gerekir.
Bir arkadaşım otobüs satışı yapan bir firmayı inceliyordu. Otobüs alanların ifadelerini almak üzere daireye davet etmekte ve gelenlerden otobüsü ne kadara aldığını ve ne taksitlerle ödediğini sorup bunları tutanağa alıyordu. Fakat bir alıcı bir türlü daireye gelmiyordu. Arkadaşımız onun Harem’den kalkma saatini öğrenip otobüse yolcu gibi binip sanırım Gebze’ye vardığında tutanağı almış ve imzalatmış halde geri dönüş yapmıştı. Bazen inatçılık yaparken müfettişin de inatçısına denk gelebilirsiniz.
İnceleme Elemanı İle Teknik Müzakerelerin Sürdürülmesi
Defter ve belgeler teslim edilip, incelemenin yapılacağı yer tespit edildikten sonra müfettişin incelemede yaptığı tespitlerin bazılarını siz zaten inceleme başlamadan öngörmüştünüz. Bunlarla ilgili bir ön hazırlığınız vardı. Fakat baştan ön göremediğiniz ve bu süreçte karşınıza çıkan hususlarda olabilir.
Böyle sorunlar için çoğunlukla üzerinde değerlendirme yapabilmek adına doğrudan cevap vermek yerine bu hususun araştırılıp kendisine iletileceğini belirtmekte fayda vardır. Gerekli çalışma yapıldıktan sonra başta belirlenen politikaya göre kim bu müzakereleri yürütecek ise, onun yapması gerekir. Bazen bu süreçte müzakereyi sürdürecek olanlarla müfettiş arasında elektriklenme olabilir. Bu takdirde ilgili kişiyi sistemden çıkarmak ve yerine bir başkasını koymak da gerekebilir. Yani baştaki plan süreç içinde değişebilir.
Süreçle ilgili olmayanların müfettişle temas ettirilmemesi gerekir.
Bu uygulama ile hem sorulan konuyu araştırma imkanınız olur hem de verilecek en doğru cevabın verilmesini sağlamış olursunuz.
Şirket Yönetimi ve Süreci Yürütenler Bir Araya Gelip Değerlendirme Yapıyorlar mı?
Bazen gerektiğinde bazen de rutin olarak incelemenin şirket tarafı kendi içinde toplanarak değerlendirme yapmalıdırlar. Bu değerlendirmeler mükellef açısından sürpriz sonuçlar doğurmasını engeller.
İstanbul dışı bir incelemede bir mükellefimiz bize ulaştı ve kendi illerinde bir inceleme olduğunu ve bunla ilgili mükellefe telefonlarımızı verdiğini bildirdi.
Mükellefle konuyu görüşmeye gittik. Ancak bu görüşmeden anladığımız üzere inceleme çoktan başlamış, bazı tutanaklar alınmış, son tutanak hazırlanmak üzere olup müfettişçe rapor taslağı dahi oluşturulmuştu. Müşavirlik için en kötü bir zaman. Benim deyimimle; “doğacak çocuğun kilosu aşağı yukarı belli” olmuştu.
Yine de işi bu aşamada almaya karar verdik. Yöntem olarak işi almaya karar verince gerek nezaketen gerek ise fiilen bu işin müşavirliğini alıp alacağımızı ve bunun kendisi için sakınca oluşturup oluşturmayacağını bir telefonla müfettişe sorarız. Zaten olağan üstü bir durum yoksa müfettiş %95 buna olumlu cevap verir.
Müfettişi ziyaretimizde mükellefin mali müşavirinin sadece bir çay içimi süresince kendisini ziyaret ettiği ve tek söylediği şeyin mükellefi fazla yormaması olduğunu ve bunun dışında bir daha kendisi ile temas etmediğini söyledi.
Eğer mükellef inceleme konusunda değerlendirme toplantısı yapmış olsa bu husustaki aksaklığı tespit edecekti.
Elbette o aşamada konu ile ilgili olarak düzenlenecek son tutanağa mükellef lehine konması gerekli tüm ifade ve hususları eklettik. Sonuçta bu maddeler dosyanın mahkeme esnasında davanın kazanılmasına çok büyük katkı sağladı.
İnceleme Elemanı İle Olan İlişkilerde Gerekli Özen Gösteriliyor mu?
Devlet sizin şirketinizin doğal ortağıdır ve vergi adı altında kendi payını ister. Bu payın hesaplanmasını ise kendi belirlediği kurallar çerçevesinde size yaptırır ve beyan ettirir. İşte inceleme elemanı da bu hesabı doğru yapıp yapmadığınızı denetler.
Doğal ortağınız olan devlet belki de ticari hayatınızda ilk defa “Yahu ortak sen bana payımı doğru mu veriyorsun yıllardır?” diye soracakken ona en fazla şekilde yardımcı olmamız gerekir.
İnceleme elemanının adı Ahmet veya Ayşe olabilir. Ancak unutulmaması gereken şey karşıdaki kişinin bir makamı temsil ettiğidir.
Kişiden kişiye ufak farklılıklar gösterebilir, ancak karşı taraf devlettir ve kendisine gerekli özenin gösterilmesi gerekir.
Yapılan özensizlik ve bazen ukalalığın şirkete zararı çok büyük olacaktır. Sizden istenen şey olağanüstü bir şey değildir. Müfettişin sizden önce ve sizden sonra da olacağı üzere kendisine gelen işi bitirmeye yönelik çalışmasına yardımcı olmanızdır.
Tabiki imkanlar ölçüsünde gerçekleştireceğiniz personel, zaman, yer yardımı müfettişin fiziki çalışmasını kolaylaştıracaktır. Zira aynı anda ve sizden sonra da devam eden işleri vardır. Ne kadar çabuk incelemesini tamamlar ise o kadar iyidir.
Neticede o inceleme fişi sizin adınıza düzenlenmiştir. Sizi inceleyebilecek kişilerden herhangi birisidir, sizle temas kuran müfettiş. Yani sizin incelenmenizin o müfettişin şahsı ile ilgisi yoktur. Tesadüfen o kişidir. Bu nedenle ilgili müfettişle olan ilişkilerinizde özenle davranmanız gerekir. Çünkü işi kendisi yapıp tamamlayacaktır.
Unutulmaması gereken bir husus da incelemenin ortada kalmayacağıdır. Daha önce belirtmiştik idari, yurt dışı, yer değişimi gibi birçok nedenle inceleme müfettişiniz değişse dahi incelemeniz devam eder ve bitirilir.
Sebebi sadece kendisine yapılan bir nezaketsizlik olan, kanunun nasıl uygulanacağına dair gelir idaresinden alınmış bir muktezalarının bulunmasına rağmen, muktezanın tam aksine hakkında rapor yazılmış mükellefler vardır. Bu nedenle incelemenin esasen en hassas olan bu noktasına özel önem vermek gerekir.
Saygılarımla ;
Mali Müşavir
Gökhan Emin ÇERÇİ
Gökhan Emin ÇERÇİ 